O presente artigo foi escrito visando as necessidades do Espírito Santo.
ESTRUTURA DO ARQUIVO MAGNÉTICO
O arquivo magnético compõe-se dos seguintes tipos de registros:
Registro 10 – Este é o registro mestre do Sintegra, destinado à identificação do estabelecimento do informante.
Registro 11 – Registro de dados complementares do informante.
Registro 50 - Este registro contém informações de totalização do documento fiscal de entrada e saída, relativas ao ICMS para os seguintes modelos:
Nota Fiscal (modelo 1 ou 1A);
Nota Fiscal de Produtor (modelo 4);
Nota Fiscal / Conta de Energia Elétrica (modelo 6);
Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (modelo 21);
Nota Fiscal de Serviço de Telecomunica-ções (modelo 22).
Registro 51 - Registro de total de Nota Fiscal destinado a especificar as informações de tota-lização do documento fiscal, relativamente ao IPI.
Registro 53 - Registro de total de documento fiscal, quanto à substituição tributária. Este registro deve ser informado por quem realizou a substituição e pelo substituto tributário que realizou a antecipação.
Registro 54 - Registro de produto (classificação fiscal); Este registro contém informações relativas a cada produto ou serviço constante nas notas fiscais dos registros 50, 51 e 53.
Registro 55 – Registro de Guia Nacional de Recolhimento.
Registro 56 - Registro complementar relativo às operações com veículos automotores novos realizadas por montadoras, concessionárias e importadoras.
Registro 60 - Registro destinado a informar as operações e prestações realizadas com os documentos fiscais emitidos por equipamento emissor de cupom fiscal. Sendo subdivido em 5 sub-tipos conforme abaixo:
Registro 60M (Mestre) - Este registro contém informações de identificação do equipamento emissor de cupom fiscal do estabelecimento informante.
Registro 60A (Analítico) - Este registro contém informações dos totalizadores parciais das máquinas ativas no dia. No final do dia é identificada cada Situação Tributária, de cada ECF.
Registro 60I (Item) - Este registro contém informações a respeito de cada mercadoria, produto ou serviço constante do documento fiscal. Este registro é opcional, ficando sua adoção a critério das unidades da Federação.
Registro 60D (Resumo Diário) - Este registro contém informações totalizadas por código da mercadoria, produto ou serviço registrado nos documentos fiscais emitidos no dia pelo ECF. Este registro é opcional, ficando sua adoção a critério das unidades da Federação.
Registro 60R (Resumo Mensal) - Este registro contém informações acumuladas por mês a respeito de cada tipo de mercadoria, produto ou serviço processado nos ECFs do estabelecimento informante.
Registro 61 - Registro dos documentos fiscais descritos a seguir, quando não emitidos por equipamento emissor de cupom fiscal:
Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;
Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14;
Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;
Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16;
Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2.
Registro 61R (Resumo Mensal por Item) - Este registro contém informações das mercadorias, produtos ou serviços comercializados através de Nota Fiscal de Produtor ou Nota Fiscal de Venda a Consumidor não emitida por ECF.
Registro 70 - Este registro contém informações de totalização de documentos fiscais dos tomadores ou prestadores de serviços de transporte, relativas ao ICMS para os seguintes modelos:
Nota Fiscal de Serviço de Transporte;
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas;
Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas;
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas;
Conhecimento Aéreo.
Registro 71 – Este registro contém informações de carga transportada e deve ser gerado pelos emitentes dos seguintes modelos de documentos:
Nota Fiscal de Serviço de Transporte;
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
Conhecimento Aéreo, modelo 10;
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11.
Registro 74 – Este registro contém informações sobre o inventário da empresa.
Deve ser informado duas vezes por ano, no arquivo referente ao último mês do exercício, repetindo os mesmos dados apresentados no arquivo do primeiro mês do exercício seguinte.
Registro 75 - Este registro contém informações da listagem dos códigos de produto ou serviço utilizados nos demais registros apresentados, devendo ser gerado um registro para cada tipo de produto ou serviço que foi comercializado no período informado.
Registro 76 – Este registro é composto por contribuintes do ICMS, prestadores de serviço de comunicação e telecomunicação para os seguintes modelos:
Nota Fiscal de Serviços de Comunicação (modelo 21);
Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicações (modelo 22).
Registro 77 - Registro composto por contribuintes do ICMS, prestadores de serviço de comunicação e telecomunicação.
Registro 85 (Informações de Exportações) - Este registro se destina a informar dados relativos à exportação, obrigatório para as empresas comerciais exportadoras e “trading companies”.
Registro 86 (Informações Complementares de Exportações) - Este registro se destina a informar dados relativos à exportação, obrigatório para as empresas comerciais exportadoras e “trading companies”.
Registro 90 - Registro de totalização do arquivo, destinado a fornecer dados indicando a quanti-dade de registros existente no arquivo.
Montagem do Arquivo Magnético de Documentos Fiscais
O arquivo deverá ser composto pelos seguintes conjuntos de registros, classificados na ordem abaixo:
Registros Colunas Tipo Conteúdo Observações
50, 51, 53
|
01 a 02
31 a 38
|
A
A
|
Tipo
Data
| |
54 e 56
|
03 a 16
19 a 21
22 a 27
35 a 37
|
A
A
A
A
|
CNPJ
Série
Número
Número do Item
| |
55
|
31 a 38
|
A
|
Data
| |
60 (subtipos M, A, D e I)
|
04 a 11
12 a 31
03
|
A
A
*
|
Data
Número de série de fabricação
Subtipo
|
*observar a seguinte ordem de classificação: Mestre/ Analítico/Diário/ Item
|
60
(subtipo R)
|
03
04 a 09
10 a 23
|
A
A
|
Subtipo (“R”)
Mês e Ano de emissão
Código da mercadoria/produto ou Serviço
| |
61
|
01 a 02
31 a 38
|
A
A
|
Tipo
Data
| |
61R
|
01 a 03
10 a 23
|
A
A
|
Tipo
Código da mercadoria/Produto
| |
70 e 71
|
01 a 02
31 a 38
|
A
A
|
Tipo
Data
| |
74
|
03 a 10
11 a 24
|
A
A
|
Data
Código da mercadoria/produto
| |
75
|
19 a 32
|
A
|
Código da mercadoria/produto ou Serviço
| |
76
|
01 a 02
52 a 59
37 a 46
|
A
A
A
|
Tipo
Data
Número
| |
77
|
03 a 16
19 a 20
21 a 22
23 a 32
38 a 40
|
A
A
A
A
A
|
CNPJ
Série
Subsérie
Número
Número do Item
| |
85
|
01 a 02
14 a 21
03 a 13
95 a 102
|
A
A
A
A
|
Tipo
Data da DDE
Número da DDE
Data emissão NF exportação
| |
86
|
01 a 02
15 a 22
03 a 14
59 a 66
|
A
A
A
A
|
Tipo
Data de emissão do RE
Número do RE
Data da emissão da NF de remessa com fim específico
| |
90
|
Últimos registros
|
A coluna Tipo : A = ordem ascendente.
Observações importantes
Este arquivo deverá ser transmitido até o último dia de cada mês com as informações comerciais ocorridas na empresa no mês anterior.
Como a complexidade das informações é grande, é importante que os responsáveis pela conferência e geração da movimentação de compras e vendas da empresa não deixem para o último dia, pois o atraso na transmissão dos mesmos pode gerar multas para empresa.
É importante que se dê especial atenção ao processo de compras da empresa, pois como as notas fiscais envolvidas não seguem um padrão semelhante (cada fornecedor tem suas próprias características e formas tributárias pertinentes aos seus estados), as possibilidades de erros e inconsistências são maiores que no processo de venda, que normalmente tem um padrão mais bem definido nas informações.
É também muito importante que se acompanhe todo o processo comercial da empresa diariamente, conferindo e analisando o que foi processado, a fim de se efetuar possíveis acertos no próprio dia de sua ocorrência, procurando não deixar erros para serem corrigidos no dia em que for gerar o SINTEGRA.
Seria importante que a empresa mantivesse um funcionário fixo, com bons conhecimentos na área tributária, com a responsabilidade pelo SINTEGRA. Desta forma ele poderia receber todo o treinamento necessário pela equipe responsável pelo sistema comercial em utilização e fazer a devida ligação entre a empresa e a contabilidade diante das necessidades de técnicas para o fiel cumprimento das exigências fiscais do SINTEGRA.
